Il progetto definitivo
Per l’approvazione del “progetto definitivo” da parte della Conferenza dei Servizi non basta un semplice concept, ma occorre un corposo dossier di documenti, minuziosamente enumerati dal Dpr 554/99 e suo regolamento.
Per passare dal concept al progetto definitivo, il Comune di Ravello aveva due sole alternative formali consentite dalla legge: o indire una gara internazionale, rispondendo con una evidente scortesia alla generosità di Niemeyer; o evitare la gara, affidando all’Ufficio Tecnico del Comune l’elaborazione del “progetto definitivo” che avrebbe così perso la genialità e la paternità di Niemeyer.
Il Comune si è trovato costretto a cercare una terza via, un espediente lecito che consentisse di rispettare la legge italiana, salvaguardare la paternità e la creatività di Niemeyer, ridurre al minimo le spese.
Ha affidato a Oscar Niemeyer un incarico formale di consulenza per lo sviluppo del progetto. Niemeyer ha firmato la convenzione il 4 febbraio davanti a notaio (foto 11), impegnandosi a fornire alla progettazione ogni supporto di natura artistico-architettonica e a consegnare tutti i grafici, i disegni e le relazioni tecniche.
Intanto il Comune affidava al dirigente del suo Ufficio Tecnico, architetta Rosa Zeccato, l’incarico di pervenire alla elaborazione definitiva del progetto dell’opera in conformità con le leggi e i vincoli che gravano sull’area: piani di sicurezza, vincolo idrogeologico, norme sanitarie, vincolo sismico, computo metrico, norme del Piano stralcio dell’Autorità di Bacino, etc. Tutto questo sempre nel rispetto dell’obbligo, da parte del Comune di Ravello, di non intaccare nella sostanza l’opera di Niemeyer, in ossequio all’art. 13 della convenzione sottoscritta fra le parti, la quale recita: “Il Committente potrà apportare ai grafici di consulenza solo lievi  varianti od aggiunte che potrebbero rendersi necessarie per la migliore rispondenza del progetto alla vigente normativa  sempre ché non venga  modificato sostanzialmente il progetto nella parte artistica ed architettonica e/o nei criteri informatori essenziali”.E’ noto che Niemeyer non prende l’aereo, meno che mai a novant’anni. Il problema, dunque, consisteva nell’assicurargli, nonostante la distanza, tutta la documentazione storica, tecnica, estetica, geologica, ecc. indispensabile per elaborare il progetto definitivo in condizione di massima conoscenza del contesto. A tale scopo sono stati adottati tre accorgimenti:

1. L’Ufficio Tecnico del Comune di Ravello è rimasto a completa disposizione di Niemeyer fornendogli in tempo reale tutte le numerose informazioni che ha di volta in volta richiesto.
2. Nel marzo 2003 Niemeyer ha inviato a Ravello il suo strutturista José Carlos Sussekind per eseguire i necessari sopralluoghi (foto 12) e per accertare l’attendibilità di tutti i dati che gli sono stati forniti, degli esami e delle verifiche eseguite dall’ufficio Tecnico del Comune di Ravello (foto 13-14).
3. Per vari mesi la società ADHOC ha studiato, per conto di Niemeyer e del Comune di Ravello, le esigenze logistiche relative a tre ambiti: la progettazione architettonica del palcoscenico e delle sue relative tecnologie; la progettazione architettonica degli spazi logistici dedicati agli artisti (camerini, sala prova, spazi per orchestra e coro); la progettazione architettonica delle facilities destinate al pubblico quali la biglietteria, il guardaroba, la caffetteria. 

Con lo scrupolo che lo distingue, Niemeyer ha approfondito minuziosamente la conoscenza del territorio ravellese attraverso innumerevoli documenti, foto, piante, video, libri e descrizioni dal vivo. Dal febbraio al maggio 2003 ha lavorato intensamente al progetto, con la collaborazione sia di Sussekind (foto 15 e 16), sia del gruppo “Adhoc Culture”, che è andato appositamente a Rio una prima volta dal 2 al 15 febbraio e una seconda volta dal 4 al 20 aprile (foto 17-20). Il Direttore del gruppo Fabio Fassone e i suoi collaboratori, esperti nell’organizzazione degli auditorium (hanno prestato analoga consulenza anche per la costruzione della “Città della musica” in Roma) hanno potuto fornire a Niemeyer tutte le informazioni tecniche e giuridiche necessarie per progettare il palcoscenico, i camerini, la sala prova, la biglietteria, il guardaroba, la caffetteria, ecc. in conformità con le norme italiane.